採用トラブルを防ぐ！リファレンスレターとは？採用推薦状の書き方

テレワークやDXなど、新しい働き方が求められる昨今の中小企業。特に、人事部でもDX化やオンライン採用活動が進むなか、中途採用の採用トラブル防止・採用効率化に注目が集まっています。そこで今回は、中途採用の人事担当者が壁に当たることの多いトラブル事例やおすすめのソリューションについて経歴.infoが解説していきます。

中途採用で人事担当者が気をつけたい採用トラブルとは？

中途採用の際には、募集に応募者自体が集まらない・転職面談や面接を無断キャンセルされるといった採用トラブルもあります。いずれもゆゆしき問題ですが、さらに選考が進んだ段階でも結果的に適切な人材を獲得できずに採用トラブルが発生していることがしばしばあります。

人事担当者として適切な対応を取れるようにするために、まずはよくある採用トラブルについて理解しておきましょう。

1. スキルの誇張・想定スキルに満たない人材採用でトラブルに

中途採用の際には、事業の状況や社内事情に基づいて適切なスキルを持っている人材を採用するのが基本です。多くの中途採用の場合、新卒採用のようにポテンシャル採用ではないので、業務を遂行するのに適した経験や能力を兼ね備えている人材を見極めることが重要になります。

しかし、実際に採用してみると想定していたようなスキルを持っていないこと・実務に適さないレベルであることも稀ではありません。採用者から、転職活動時に自分の能力をアピールするときには誇張があることは否めず、実はほとんど経験がないのに即戦力になれるとアピールされることもあります。

いわゆる経歴詐称とまでいかなくとも、このような事実に基づかないアピールの結果として人材を採用しても必要な業務をスムーズにこなしてもらえず、事業が滞ってしまうという問題にもつながります。

2. 社風や現場とのミスマッチ採用でトラブルに

スキル不足の人材採用のほかにも、中途採用で気をつけたいトラブルはあります。例えば、業務スキルだけでなく社風や現場の社員とのミスマッチも中途採用では起こっています。前職の社風やルールに慣れているために、転職後の会社の雰囲気にうまく適用できず馴染めないという人も大勢います。現場でのコミュニケーションの取り方などの文化にも順応できないこともあり、しばしば中途採用で問題になっている点です。

この場合、ただ新しい会社に慣れることができないという点が問題ではなく、中途採用者が今までの文化を無理やりに持ち込もうとしてトラブルが起きたり、良かれと思って会社の仕組みを批判・非難してしまうこともあります。既存社員にとってもストレスや困惑を与えてしまうため、このようなミスマッチを起こさないように人材採用を進めることは欠かせません。

3. 内定辞退や中途採用入社直後の退職でトラブルに

また、業務経験やスキルも申し分なく、社風にマッチする有用な人材と見込んで採用を進めたけれど、入社直前に内定を辞退されてしまったり、入社した直後に退職されたりするケースもあります。

選考の時間・費用ともに採用コストをかけてようやく獲得した人材が、継続的に働いてくれないのは中小企業にとって大きな問題です。選考の時点で他の候補者がいた場合には、既に断ってしまっている場合も多いでしょう。増員予定だった部署の人材補強のため、また新たに採用活動を進めなければならず、多大なコストがかかります。適材をタイムリーに獲得できず、事業にも滞りが生じてしまうでしょう。

採用トラブルを防ぐには？人事DXで注目される採用効率化ツール

人事DXツール・採用人材データベース化で効率化

このような採用トラブルを防ぐには人事DXを進めるのが効果的です。人事DXでは採用や人材に関連する情報をデータベースとして集約しておき、採用の際に適材を選び出せるようにするためのツールやサービス、SaaSが重要な役割を果たします。人材管理ツールを導入することで、社員や応募者、OBなどの情報を一元管理するのは効果的な対策です。仮に内定辞退があったとしてもすぐに候補者を探してスカウトをかけられるでしょう。

人材管理ツール＋リファラル採用＋リファレンスチェック

リファラル採用をする上でも人材管理ツールによる情報管理が役に立ちます。リファラル採用なら現役社員やOBが新しい人材を保証する形になるので、スキル不足や社風へのミスマッチなどが起こりにくく、入社後にすぐ退職するリスクも低くなります。

また、リファレンスチェックも採用プロセスに組み込み、データベース上で管理するのが効果的です。リファレンスレターを取り込むだけでなく、推薦者と社員の定着率などの相関も分析して、信頼できるリファレンスについてのデータベースも作成すると適材の採用を実現しやすくなります。

リファレンスチェックに必要なリファレンスレターとは？推薦状の書き方と流れ

リファレンスレターは、転職者についてよく知る人物からの推薦状のようなもので、学生の内申書に近いかもしれません。

リファレンスレターの作成方法・手段

転職者の許可を得てリファレンスを挙げてもらい、直接コンタクトを取る方法やリファレンスチェックの専門会社が診断を行うケースもあります。外資系企業の場合、リファレンスレターの用意を必須とする企業もあり転職者には応募時の同意事項や選考段階で求められることがあります。

人事担当者からリファレンスレターを提出して欲しいと伝え、前職の上司や同僚、学生時代の先生などに依頼をしてもらうとスムーズで効率的です。

リファレンスレターの書き方・フォーマット

人事担当者が書き方を理解して、例文を提示できるとスムーズに適切な内容のリファレンスレターを用意してもらうことができ、ミスマッチなどのトラブルが起こりにくくなります。リファレンスチェックをすると採用効率が上がるだけでなく、転職者の定着率も向上します。

リファレンスレターの構成はシンプルで、冒頭文の後に転職者との関係性を記載し、推薦理由を記述するだけです。その内容を最後に要約すればリファレンスレターは完成します。
リファレンスチェックサービスがアンケート・ヒアリング内容をもとに作成する場合は、回答内容や推薦理由に留まらず総合評価も加わり、プライベートな個人情報にあたる内容など採用に適切でないと判断された箇所は情報が適宜マスキングされるため偏りを防ぐ側面も持ちます。

リファレンスチェックサービスでリファレンスレター手配を効率化

人事DXのツールやリファレンスチェックサービスを利用すると、テンプレートやフォーマットを作成することもできます。関係性や推薦理由などをフォームに入力してもらうだけなので依頼もしやすいでしょう。例文を提示してもどう書けば良いかで推薦者が悩みがちです。リファレンスレターの用意ができずに苦労するケースも多いので、ツールを利用して転職者や推薦者のフォローをするのが効果的でしょう。

リファレンスチェックサービスを利用すると、採用企業側は例文作成や設問の手間がなく客観的な立場でリファレンスチェック結果の評価を受け取ることができます。個人情報の取扱いに関しても、依頼先の専門会社のみが受け取るため情報管理のうえでも採用企業の負担が少なくなるのがポイントです。

月額費用無料のリファレンスチェック
完全同意型のオンライン前職調査とは

多種多様な人事システムのなかでも、より長期採用人材の獲得に向けていま注目を集めているのがリファレンスチェック・前職調査です。

リファレンスチェックを実施する前の人事担当者のかたのなかには、前職調査(リファレンスチェック)と聞くと応募者が職務経歴詐称をしていないか疑ったり、嘘を暴くようなネガティブなイメージがあるかもしれません。

しかし、リファレンスチェックは本来、採用担当者にとっても転職者にとってもメリットが多いポジティブなものです。

求人企業・人事担当者のリファレンスチェックのメリット

求人採用のミスマッチを減らせる

まず採用担当者にとって大きなメリットになるのが、採用ミスマッチを減らせることでしょう。採用担当者は、企業が求めている人材と応募者がマッチしているかを見抜かなければなりません。
しかし、書類選考時の履歴書や職務経歴書・ポートフォリオなどの書類と、面接の志望動機などの限られた情報だけで、それを見抜くのは難しいでしょう。そういったときにリファレンスチェックを行うことで、応募者の働きぶりを知る第三者からの評価情報を得ることができるため、企業が求める人材とマッチしているかをより正確に判断することができます。

採用効率をアップできる

また、転職活動・採用活動を効率化できるのもリファレンスチェックのメリットの一つです。多くの応募人材の中から、欲しい人材にマッチした候補者を選別するのは簡単なことではありませんし、選考が進んだ人材の受け入れ体制や育成には企業にとっても大きな負担がかかります。

採用の選考段階でリファレンスチェックを行えば、人事配置や内定を交付する前に求人像とのミスマッチを防いで業務プランを立てやすくなるので、採用活動がスムーズに進み採用担当者の負担も減ります。

転職希望者のリファレンスチェックのメリット

SPIなどの適性検査と違って、前職のことを調べられるということにはネガティブなイメージを持つ転職者もいるかもしれませんが、リファレンスチェックは転職者にも大きなメリットがあります。
まずリファレンスチェックは、転職者のネガティブな情報を集めるためではなく、あくまでも理解を深めるために行われるものです。

転職活動においては、面談・面接などで自己PRする機会がありますが、それだけでは自分の魅力が十分伝わらないこともあるでしょう。緊張してしまって、思ったように面接でこれまでの働きが伝えられないこともあります。

そういったときでも、リファレンスチェックを受けることで、緊張していない普段の働きぶりを知る第三者から見た自分の魅力やアピールポイントを採用担当者に伝えることができるのは大きなメリットです。もちろん、適切な方法で行えば違法性はなく、企業と転職者双方に多くのメリットがあります。

もし、転職活動の応募時にリファレンスチェックについて聞いていなかった企業で、選考段階でリファレンスチェックを受けて欲しいと伝えられても「疑われているのだろうか」と思わず、ぜひ正しく活用してください。

前職調査(リファレンスチェック)は必ずできる？同意について確認しよう

繰り返しになりますが、リファレンスチェックは応募者の同意を得て実施することが必須条件です。そのため、求人応募する時にリファレンスチェックへの同意を条件にしている企業もあるのは先に述べたとおりです。

また、選考を行う際の採用フローに、リファレンスチェックが組み込まれているケースもあるので、求人を探す時にはしっかりチェックしておきましょう。転職者の中には、リファレンスチェックに同意することに抵抗がある方もいるかもしれません。しかし、リファレンスチェックを受けたからといって、不利になるわけではありません。リファレンスチェックがどういったものかをしっかり理解すれば、転職者にとっても求人企業にとっても、メリットが大きいものだということが分かるでしょう。

そのため、まだ誤解を与えたりネガティブなイメージを持たれることもあるリファレンスチェックが本来どういうものかを、応募者に正しく理解してもらい、選考に前向きになってもらえるように働きかけることが大切です。

リファレンスチェックがおすすめの企業・おすすめできない企業

中小企業の前職調査(リファレンスチェック)は経歴ドットインフォで

経歴.infoは、職場の離職率改善や人材採用効率化に悩む人事担当者のために生まれたオンライン完結型のリファレンスチェックです。やみくもに転職応募者の経歴詐称を疑うのではなく、前職での働きぶりや人柄にフォーカスし、採用予定者から指名されたヒアリング先に前職調査を行うことで面接だけではわからない求人応募者の人となりを認識しやすくすることを目的としています。

「また退職者が出てしまった」「引き継ぎの後任人材が採用できない」「キャリアプランの希望と実務内容が違うと後から言われてしまった」「今回採用する人材は、長く定着してくれるだろうか…」そんなお悩みを持つ中小企業にこそ、前職調査・リファレンスチェックをおすすめします。

すべては、会社の笑顔のために。一緒に働けるチームを作るために。リファレンスチェックなら、経歴.infoにおまかせください。

経歴.infoのリファレンスチェック(前職調査)料金一覧

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リファレンスチェックの経歴.info

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