採用で見抜けない経歴詐称がわかる前職調査(リファレンスチェック)の違法性は？

いつの時代も、人事担当者にとっての悩みといえば求人応募と採用効率ですね。人材が定着しない職場の離職率、そして欲しい人材が獲得できない採用効率に頭を抱える中小企業の人事の方は多いのではないかと思います。もちろん、採用コストやリソースにも限りがあるため、掲載費用の高い求人広告や採用セミナーなども無尽蔵に行うわけにもいきません。

では、離職率を低下させ、採用時のイメージ違いを防ぐにはどうすべきでしょうか。今回はそんな人事採用効率化のポイント、最近話題の前職調査(リファレンスチェック)に着目して経歴ドットインフォが解説します。

人事担当者が今さら聞けない前職調査(リファレンスチェック)とは

リファレンスチェックは、企業が中途採用を行う時に採用者や内定候補者が前職でどのような働きをしていたのかをチェックする前職調査のことです。前職の同僚や上司などの関係者に対して、採用者が職場でどのような人物だったのかや、勤務状況などをチェックすることで働きぶりや人柄・特性の調査を行います。

リファレンスチェックは外資系企業では一般的に実施されているもので、日本国内でも近年リファレンスチェックを導入する企業が増加しています。採用フェーズにおいてリファレンスチェックを行うタイミングは様々ですが、内定を出す前の最終チェックとして行う企業が多いです。企業によっては、採用応募時の要件にあらかじめリファレンスチェックの実施に関する同意を必須としているケースもあります。

前職調査(リファレンスチェック)の実施の流れ

前職調査(リファレンスチェック)への同意・ヒアリング対象の指定

前職調査(リファレンスチェック)についてのよくある誤解が「転職活動をしていて知らない間に調査が入ったらどうしよう」というものですが、転職活動をしている求職者の同意なしにリファレンスチェックが行われることはありません。

まず、求人企業側からリファレンスチェックを行うことを求職者に伝え、同意を得た後にリファレンス先（ヒアリング調査の実施先）を探します。リファレンス先は、求職者に紹介してもらうパターンと、企業側が探すパターンがあります。経歴.infoでは転職活動を行っている求職者の方がリファレンスチェックの同意をしたうえで、ヒアリングを行う方についても指定をしていただきます。

リファレンスチェックの実施

次に、リファレンス先の人物に対して前職調査(リファレンスチェック)の専門企業がヒアリングを実施します。チェック内容としては、求職者の勤務状況や職務内容、働きぶりや上司・部下との関係や遅刻・欠勤があったかなどの勤務内容を問い合わせることで、求職者の働きや人物像・思考特性などを明確にしていくわけです。

応募者にとっては、面接で緊張していたりこれまでの経歴を上手く紹介することができなくてもこれまでの働き・実績について応募先企業に知ってもらうことができ、応募先企業にとってはイメージとのミスマッチ防止や採用後の配置・活躍についてのヒントを得られます。
このように、リファレンスチェックには様々なメリットがあるため、導入する企業が日本でも近年多くなっています。

前職調査(リファレンスチェック)に違法性はない？個人情報保護法抵触のリスクは？

はじめてリファレンスチェックの導入を検討している中小企業では、違法性を心配されるケースもあります。確かに個人情報保護法では、本人の承諾なしに個人情報を提供したり取得することは禁じられています。

しかし、前述のようにリファレンスチェックは応募者の同意を得た上で行われるものなので、法律違反になることはありません。もちろん同意を得ずに、企業が応募者の前の職場に問い合わせをし、色々と聞き出すということは厳密な個人情報保護法では違法になります。

そのため、リファレンスチェックをする場合は、後々トラブルが起きないよう応募者にしっかり承諾を得て、正しい方法で行うようにしましょう。

採用担当者と転職者にメリットが大きい、前職調査(リファレンスチェック)を正しく活用

リファレンスチェックを実施する前の人事担当者のかたのなかには、前職調査(リファレンスチェック)と聞くと応募者が職務経歴詐称をしていないか疑ったり、嘘を暴くようなネガティブなイメージがあるかもしれません。

しかし、リファレンスチェックは本来、採用担当者にとっても転職者にとってもメリットが多いポジティブなものです。

求人企業・人事担当者のリファレンスチェックのメリット

求人採用のミスマッチを減らせる

まず採用担当者にとって大きなメリットになるのが、採用ミスマッチを減らせることでしょう。採用担当者は、企業が求めている人材と応募者がマッチしているかを見抜かなければなりません。
しかし、書類選考時の履歴書や職務経歴書・ポートフォリオなどの書類と、面接の志望動機などの限られた情報だけで、それを見抜くのは難しいでしょう。そういったときにリファレンスチェックを行うことで、応募者の働きぶりを知る第三者からの評価情報を得ることができるため、企業が求める人材とマッチしているかをより正確に判断することができます。

採用効率をアップできる

また、転職活動・採用活動を効率化できるのもリファレンスチェックのメリットの一つです。多くの応募人材の中から、欲しい人材にマッチした候補者を選別するのは簡単なことではありませんし、選考が進んだ人材の受け入れ体制や育成には企業にとっても大きな負担がかかります。

採用の選考段階でリファレンスチェックを行えば、人事配置や内定を交付する前に求人像とのミスマッチを防いで業務プランを立てやすくなるので、採用活動がスムーズに進み採用担当者の負担も減ります。

転職希望者のリファレンスチェックのメリット

SPIなどの適性検査と違って、前職のことを調べられるということにはネガティブなイメージを持つ転職者もいるかもしれませんが、リファレンスチェックは転職者にも大きなメリットがあります。
まずリファレンスチェックは、転職者のネガティブな情報を集めるためではなく、あくまでも理解を深めるために行われるものです。

転職活動においては、面談・面接などで自己PRする機会がありますが、それだけでは自分の魅力が十分伝わらないこともあるでしょう。緊張してしまって、思ったように面接でこれまでの働きが伝えられないこともあります。

そういったときでも、リファレンスチェックを受けることで、緊張していない普段の働きぶりを知る第三者から見た自分の魅力やアピールポイントを採用担当者に伝えることができるのは大きなメリットです。もちろん、適切な方法で行えば違法性はなく、企業と転職者双方に多くのメリットがあります。

もし、転職活動の応募時にリファレンスチェックについて聞いていなかった企業で、選考段階でリファレンスチェックを受けて欲しいと伝えられても「疑われているのだろうか」と思わず、ぜひ正しく活用してください。

前職調査(リファレンスチェック)は必ずできる？同意について確認しよう

繰り返しになりますが、リファレンスチェックは応募者の同意を得て実施することが必須条件です。そのため、求人応募する時にリファレンスチェックへの同意を条件にしている企業もあるのは先に述べたとおりです。

また、選考を行う際の採用フローに、リファレンスチェックが組み込まれているケースもあるので、求人を探す時にはしっかりチェックしておきましょう。転職者の中には、リファレンスチェックに同意することに抵抗がある方もいるかもしれません。しかし、リファレンスチェックを受けたからといって、不利になるわけではありません。リファレンスチェックがどういったものかをしっかり理解すれば、転職者にとっても求人企業にとっても、メリットが大きいものだということが分かるでしょう。

前職調査(リファレンスチェック)を多くの応募者に受けてもらうためには

採用企業が応募者のリファレンスチェックを行う時に重要になるのが、応募者から同意を得られるかどうかということです。応募者の同意が得られなければ、リファレンスチェックを行うことはできません。

そのため、まだ誤解を与えたりネガティブなイメージを持たれることもあるリファレンスチェックが本来どういうものかを、応募者に正しく理解してもらい、選考に前向きになってもらえるように働きかけることが大切です。

自分の経歴を色々調べられることにマイナスイメージを持っている応募者がいた場合は、リファレンスチェックが決してネガティブな調査ではないことを分かりやすく説明する必要があります。
経歴.infoではリファレンスチェックの効果的な導入に関するご相談も受け付けていますので、お気軽にご相談ください。

リファレンスチェックと個人情報のまとめ

中小企業の前職調査(リファレンスチェック)は経歴ドットインフォで

経歴.infoは、職場の離職率改善や人材採用効率化に悩む人事担当者のために生まれたオンライン完結型のリファレンスチェックです。やみくもに転職応募者の経歴詐称を疑うのではなく、前職での働きぶりや人柄にフォーカスし、採用予定者から指名されたヒアリング先に前職調査を行うことで面接だけではわからない求人応募者の人となりを認識しやすくすることを目的としています。

「また退職者が出てしまった」「引き継ぎの後任人材が採用できない」「キャリアプランの希望と実務内容が違うと後から言われてしまった」「今回採用する人材は、長く定着してくれるだろうか…」そんなお悩みを持つ中小企業にこそ、前職調査・リファレンスチェックをおすすめします。

すべては、会社の笑顔のために。一緒に働けるチームを作るために。リファレンスチェックなら、経歴.infoにおまかせください。

経歴.infoのリファレンスチェック(前職調査)料金一覧

経歴.infoはリファレンスチェックを手軽に１回だけでも、まとめてでも導入できるのがポイント。人事採用が頻繁ではなく、不定期だからこそ精度を高めたい企業におすすめです。

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