退職理由を人事に活かす！退職者アンケート(エグジットサーベイ)とは？

退職者面談よりも効果的？退職アンケート(エグジットサーベイ)とは

退職理由を企業が認識するメリット

社員の安定雇用・離職率の低下を願う人事部にとっても、避けて通れないのが退職者対応です。社員がさまざまな背景から退職を決定した際に、一人一人の退職理由を明確にする作業は、企業の成長を促進させる上で非常に重要です。

なぜなら、退職者の真意を探るなかで、社員が潜在的に抱えている問題や、ひいては企業が真摯に向き合わなければならない課題が把握できるからです。こうした課題解決を推進することによって、職場環境の改善、退職率の低下を期待できるでしょう。

離職率の計算方法と日本企業の平均離職率については、以下のコラムで紹介しています。

退職希望者から退職理由をヒアリングするには

しかし、退職者面談を通じて、退職者の本音を聞き出すことは容易ではありません。実際、退職者面談を設けても、その場で退職希望者が本当の退職理由や不満をストレートに口にするというケースは稀です。

そこで役立つのが、退職者アンケート・エグジットサーベイです。

退職者アンケート(エグジットサーベイ)のメリット・デメリット

エグジットサーベイとは、日本語で出口調査を意味しています。退職者の真意を引き出す手法として用いられているため、退職者アンケートと称されることもあります。
メリット・デメリットがそれぞれあるため、順を追っておさえておきましょう。

退職アンケート(エグジットサーベイ)のメリット

• 面談が不要で、オンラインでヒアリングができる
• 退職希望者が退職理由を回答しやすい
• 回答データから複数社員の退職理由を分析しやすい

書面ではなくオンライン上で一連の調査が行われ、対面による聴取が不要です。そのため、退職者が自身の胸中を比較的素直に回答できます。面談者の言動によって回答が変化せず、仕事を辞めるに至った理由が可視化されます。

加えて、収集した情報を簡単に分析でき、人事で役立てられるでしょう。
多くのメリットが得られる一方では、デメリットもいくつか存在しています。

退職アンケート(エグジットサーベイ)のデメリット

• 退職前提でのアンケートとなるため、悩んでいる社員の慰留が難しくなる
• エグジットサーベイを自社で構築する場合、リソースが必要となる
• エグジットサーベイ・社員アンケートのシステムを新たに導入する場合、利用料金が発生する

退職者アンケートの場合、退職者が一方的に質問を受けることになります。退職者個人が抱いている気持ちを汲み取った上で、新たな質問はできません。退職するか否か迷っている方を引き留めるチャンスを逃してしまうこともあるでしょう。

企業によっては、社員アンケートの風土がなかったり、PCに詳しい社員が常駐していない場合、エグジットサーベイの利用にハードルを感じることもあるようです。そうした場合は、エグジットサーベイや社員アンケートのシステムをサポート込みで導入するとハードルが下がるでしょう。

多くのエグジットサーベイのシステムを導入する際には、リリース元の専任スタッフが設定に携わります。自社開発と比べて、設定にコストを費やす必要がありません。
導入後の利用方法は、いたってシンプルです。先ず既存のテンプレートを活用し、業種や職種に合わせて質問を設定します。そして、退職者アンケート用のURLもしくはQRコードを退職希望者に渡します。その後、システム上で回答をダウンロードしてチェック可能です。退職希望者のフォローアップを行う中で、早期退職者を減少させる方法が見つけられるでしょう。

退職者アンケートにも活用できる社内アンケートツール比較

退職者アンケートを既存のシステムで導入するには、エグジットサーベイの専門ツールのほか社内アンケートツールが利用できます。
導入規模や料金体系・機能などはさまざまなサービスがありますので、用途に応じて比較検討してみるのが良いでしょう。

人事部のITリテラシーが高く、分析もあまり苦ではない企業の場合はGoogleフォームなどの無料ツールを活用して自作することも可能です。また、マクロミルが提供するQuestant（クエスタント）は10問まで・100件まで回答のアンケートを無料で作成することができます。

社内アンケートツール20選 | 作成方法と従業員の本音を引き出す5つのポイント【テンプレートあり】

退職アンケート(エグジットサーベイ)の回答結果を人事に活かすには

• 退職者アンケートの実施理由を明確に伝える
• 設問は選択形式で偏りのないように
• A/Bテストを活用する

エグジットサーベイを活用する折には、あらかじめ退職者アンケートの結果の目的と用途を退職希望者に説明することが大切です。自身の回答がどのように扱われるのかが分からない状態では、安心して退職理由を答えられません。

人事担当の方々は、退職希望者の率直な意見を引き出せるように工夫しましょう。もしも退職希望者が不安を感じながらアンケートに答えた場合、精度の高い回答が得られません。もしも、退職者面談と同様に当たり障りのない建前の退職理由が回答結果となってしまうと、エグジットサーベイを導入した意味がありません。退職希望者の目線からエグジットサーベイを実施しましょう。

また、事前のアナウンスと共に、設問の構成も重要です。アンケートで頻繁に見られる自由記述は、退職者の気持ちを把握できる手法ではあるものの、データとして扱いにくいです。そのため、自由記入形式はエグジットサーベイでの利用は控えましょう。

設問は、選択形式で答える構成が適しています。例えば、給与への満足度の質問は、1を最も不満、5を最も満足に設定します。5段階で評価するリッカートスケールを採用すると、回答結果を集めた時に総合評価を算出しやすいです。しかしながら、回答の基準が定まらず、誤差が生じるリスクを否めません。

そのようなリスクを回避する手法として、A/Bテストが有効です。A/Bテストは、2種類のテキストと選択肢を設置し、回答者が自分の現状に近いものを選びます。少し選択肢の配置方法を工夫するだけで、回答者それぞれの回答基準が安定します。

ただし、類似した質問が連続しないように注意しましょう。それは、続けざまに同じ内容を問われると、無意識のうちに回答のバランスを調整しようとするからです。同時に、偽りの回答が得られる可能性が出てきます。質問の並びに規則性がないことをチェックしましょう。

退職アンケート(エグジットサーベイ)を中途採用時に活かすには

中途採用は昨今、日本国内の転職市場では売り手が有利な状況になっています。これには団塊の世代の退職も関係しているとも言われています。

売り手市場という背景と、自己実現欲求を満たすために転職するビジネスマンが増加傾向をたどっています。しかし、退職者面談では、転職を決意するに至ったタイミング・予兆を感じ取りにくいデメリットがあります。

そのため、退職者アンケートで退職理由だけでなく、転職するきっかけとなった出来事を把握しましょう。転職を理由に辞めた人々の情報が集積されれば、中途採用の前職調査を円滑に進められます。

過去の退職者アンケートのデータから紐づけて、中途採用希望者を分析できます。過去の数値に基づいて、企業への貢献度、早期離職の確率が速やかに分かるでしょう。

中途採用者の中には、大企業で勤務していた営業職やシステムエンジニアなど、優秀な人物が数多く存在しています。しかしながら、なかには何度も離職と就職を繰り返し、問題を抱えている人々もいます。とはいえ、一概に職務経歴の勤続年数だけでは今後の勤怠傾向を判断できないというのが実情です。

そのため、中途採用の際には、十分に吟味して自社に相応しい人物を選ばなければなりません。こうした際にも、退職者アンケートで得られた情報を前職調査に活用すれば、人材の選定ミスが起こりにくくなるでしょう。

退職者アンケート活用のまとめ

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