オンボーディングとは？中途採用人材にも実施したいサポートとプロセス

中小企業の人材採用効率化を応援する経歴.infoでは、これまで人事DXや採用手法の選び方などを紹介してきました。今回は、中途採用人材でも重視したいプロセスとしてオンボーディングについて解説していきます。

オンボーディングとは？中途採用でも重視したい新入社員の人材育成

そもそもオンボーディングとは何か、概要や重視されている背景について見ていきましょう。

人事用語におけるオンボーディングの意味と由来とは？

オンボーディングとは、新卒・中途で入社した社員が早期に活躍できるよう、行われる社員教育・人材育成プログラムのことをいいます。

オンボーディングは英語で「on-boarding」といい、もともとは新しく船や飛行機に乗り込んだ人に対して必要な手助けを行い、慣れてもらうという意味があります。この言葉から派生し、ビジネスシーンでは新しく採用した人材を職場に戦力として定着させるまでのプロセスを指して使われるようになりました。

ビジネスでのオンボーディングの特徴

人事分野における人材の受け入れプロセスといえば、特に新卒社員を対象にした集中的な研修・オリエンテーションが一般的です。

オンボーディングの場合、新卒者だけではなく中途採用者やエグゼクティブ人材も教育・育成プログラムの対象に含まれます。キャリア採用した人材も含めて継続的なプログラムを実施することが大きな特徴といえるでしょう。

オンボーディングが企業に重視されている背景

企業側は新しく採用した人に対し、スムーズに環境になじみ、できる限り早くパフォーマンスを発揮してくれることを望むものです。採用した人を早く戦力化できないと、教育コストやマネジメントのコストがかさんでしまいます。それに、思うようにパフォーマンスが発揮できない場合、新規採用者のモチベーションが上がらず、早期退職のリスクが高まるおそれもあります。

こうしたリスクを回避するためには、最短で最大限のパフォーマンスが発揮できるよう、企業側がサポートする必要があるでしょう。オンボーディングを実施することで組織の受け入れ体制や就業環境をスムーズに把握でき、自然と環境になじみやすくなるのです。

その結果、早い段階からパフォーマンスを発揮でき、離職のリスクを減らすことができます。このように、オンボーディングは新卒採用・中途採用を問わず、人材を定着化させるための施策として重視されています。

企業が新規採用人材のオンボーディングを行うメリットは？

新規採用人材の入社直後の課題として、「仕事に慣れる」と「会社・社風に慣れる」両方の側面があり、いずれもオンボーディングを効率的に行うことで新規採用人材が組織の一員としてスムーズになじむ手助けとなります。結果的に、オンボーディングを行うメリットは大きく２つあります。

新規採用人材の早期戦力化でチームのパフォーマンス向上に

まず、「チームのパフォーマンス向上」が挙げられます。オンボーディングによって新しく採用した人も組織になじみやすくなります。戦力が増えた結果業務が円滑に進むようになり、チームのパフォーマンスが上がる効果を期待できるでしょう。

早期離職を防いで採用コストの削減に

そして、「採用におけるコストカット」も重要です。オンボーディングによって新入社員がスムーズに戦力となれば、早期離職のリスクが減り結果的に採用コストが抑えられます。

中小企業のオンボーディングの実施方法とポイント

ここでは、オンボーディングを実施するときの方法やポイント、注意点についてチェックしていきましょう。

オンボーディングの実施方法

1. オンボーディングの目的設定
2. オンボーディング原案の作成
3. オンボーディングプランの見直しと実行
4. オンボーディングの実施
5. オンボーディング後のフォローと見直し

オンボーディングの目的・目標設定

オンボーディングを実施する際の手順は、まず「目的の設定」から始めます。オンボーディングを行う目的を踏まえ、目標を設定します。人材に対して求めるスキルやその期限、最終的なゴールを決めましょう。

オンボーディングの原案作成

次に、「原案作成」のステップに移ります。問題や課題をもとに、解決策や過程などを考えていきましょう。解決のためにどのような取り組みが必要か、求めるスキルはどうすれば身につけられるのかなど、なるべく具体的に考える必要があります。

オンボーディングプランの見直しと実行

その後、「プランの見直しと実行」を行います。プラン作成後、現場の社員や管理職の意見を参考に、プランの見直しを行いましょう。実現可能な内容になっているか、しっかりと確認する必要があります。

オンボーディングの実行とフォロー・見直し

プランが完成したあとは、実行に移りましょう。最後は「フォローと見直し」を行います。オンボーディングが完了したら、関わったすべての人で評価を実施します。意見を交換し、改善点の洗い出しや効果測定を行うと次の施策に生かせます。

オンボーディング実施時のポイント

オンボーディングを実施する際は、準備を徹底することが重要です。入社初日までに受け入れ体制をしっかりと整えておくことは、今後のパフォーマンスにも影響します。

また、新しく入社する人材に対し、入社前から人事や上司が積極的にコミュニケーションをとることも効果的です。オンボーディングの効果を最大限にするためにも、しっかりと準備をしておきましょう。

オンボーディング実施時の注意点

オンボーディングを行う際は、全社員の協力を得ることが前提となります。オンボーディングは新しく入社する人材の上司や先輩社員、同じ部署の社員など多くの人を巻き込んで行います。

そのため、全社員の理解を得ておくことが重要です。オンボーディング施策の意図や効果をしっかりと説明し、理解を得るようにしましょう。

オンボーディングに効果的なオンラインツール

オンボーディングは、テレワーク体制やオンライン採用の普及などからオンライン上で実施・管理を支援できるツールも増えています。従業員のモチベーションやパフォーマンスが可視化でき、人事担当者の業務効率化にもつながる機能が充実しているので導入メリットは大きいと言えます。

HR Ring(HRリング)

まず１つめは、リモートワーク体制でのコミュニケーション活性化や社員の定着率向上に役立つ「HR Ring」。こちらはキャリア研究の第一人者である青山学院大学の山本寛教授監修のHRツールです。

アンケート機能・パルス機能など、社員の生産性向上・マネジメント効率化に便利な機能が備わっています。

Co:TEAM(コチーム)

２つめのオンボーディングツールは、「Co:TEAM（コチーム）」。こちらは従業員のパフォーマンスマネジメントに着目したツールで、経済産業省のJ-Startupに選出されたほか週刊ダイヤモンドの日米ヘルステックスタートアップ20選に選ばれています。

1on1支援・フィードバック・360度評価を一元管理することで、人事の管理工数削減と会社組織の生産性向上が可能。

オンボーディングと併せて抑えたい人材育成･人事用語

ビジネスシーンでは数多くの人事用語が使われています。オンボーディングとあわせて覚えておきたい人事用語には、以下のようなものが挙げられます。

• 1on1
• メンター制度
• ES調査
• 離職分析・退職分析
• リファレンスチェック

1on1

定期的に上司と部下の間で行われる、1対1のミーティングをいいます。1on1を通じて上司は部下が抱える悩みや将来のキャリアなどを把握し、今後のサポートに生かします。

メンター制度

新入・若手社員などの悩みに対し、比較的年齢や社歴の近い先輩社員がアドバイスしたり、サポートしたりする制度をいいます。あまりに距離感が隔たったベテラン社員や管理職よりも、身近な先輩に近い立場の社員がサポート役となるため、新入社員は安心して相談しやすいという側面があります。

ES調査

ES調査とは、Employee Satisfaction調査の略称で「従業員満足度調査」のことです。社員がどれだけ会社や組織に満足しているか定量的に表す指標となっています。

一般的に従業員満足度が高いと離職が低下し、企業業績の向上につながるとされています。反対に、従業員満足度が低い場合は仕事や職場環境に問題を抱えていて、退職の危険性や業績不振など人事サポートを必要としている可能性があります。

離職分析・退職分析

離職・退職分析は退職者の傾向や離職理由などを分析することを指します。なぜ退職するのか、どのような人が退職するのか、傾向を探ることで離職率の改善などを目指せます。

退職者を対象にアンケートを取り、職場改善などに活かすエグジットサーベイ（退職アンケート）なども退職分析のひとつです。

リファレンスチェック

中途採用者の採用選考時に、指定された前職関係者へのヒアリングを行うことで人となりや働きぶりを把握する調査がリファレンスチェックです。外資系企業ではスタンダードなものでしたが、中小企業側では採用効率や人材配置効率がアップし、転職者側は面接で伝えきれない仕事ぶりも理解してもらいやすくなるため国内企業でも導入が進んでいる手法です。

「経歴.info」なら、採用を検討している人について前職の同僚からヒアリングを行い、書類や面接だけでは見極めにくい適性や人柄を事前に調べることが可能です。申込後平均4営業日で調査レポートを受け取れるためスムーズに採用活動を進められます。なお、料金は一人当たりの従量課金で、前職の同僚から調査協力を得られなかった場合には費用がかかりません。月額費用・初期費用がかからない点も人気です。

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リファレンスチェックは、採用担当者にとっても転職者にとってもメリットが多いポジティブなものです。

求人企業・人事担当者のリファレンスチェックのメリット

求人採用のミスマッチを減らせる

まず採用担当者にとって大きなメリットになるのが、採用ミスマッチを減らせることでしょう。採用担当者は、企業が求めている人材と応募者がマッチしているかを見抜かなければなりません。
しかし、書類選考時の履歴書や職務経歴書・ポートフォリオなどの書類と、面接の志望動機などの限られた情報だけで、それを見抜くのは難しいでしょう。そういったときにリファレンスチェックを行うことで、応募者の働きぶりを知る第三者からの評価情報を得ることができるため、企業が求める人材とマッチしているかをより正確に判断することができます。

採用効率をアップできる

また、転職活動・採用活動を効率化できるのもリファレンスチェックのメリットの一つです。多くの応募人材の中から、欲しい人材にマッチした候補者を選別するのは簡単なことではありませんし、選考が進んだ人材の受け入れ体制や育成には企業にとっても大きな負担がかかります。

採用の選考段階でリファレンスチェックを行えば、人事配置や内定を交付する前に求人像とのミスマッチを防いで業務プランを立てやすくなるので、採用活動がスムーズに進み採用担当者の負担も減ります。

転職希望者のリファレンスチェックのメリット

SPIなどの適性検査と違って、前職のことを調べられるということにはネガティブなイメージを持つ転職者もいるかもしれませんが、リファレンスチェックは転職者にも大きなメリットがあります。
まずリファレンスチェックは、転職者のネガティブな情報を集めるためではなく、あくまでも理解を深めるために行われるものです。

転職活動においては、面談・面接などで自己PRする機会がありますが、それだけでは自分の魅力が十分伝わらないこともあるでしょう。緊張してしまって、思ったように面接でこれまでの働きが伝えられないこともあります。

そういったときでも、リファレンスチェックを受けることで、緊張していない普段の働きぶりを知る第三者から見た自分の魅力やアピールポイントを採用担当者に伝えることができるのは大きなメリットです。もちろん、適切な方法で行えば違法性はなく、企業と転職者双方に多くのメリットがあります。

もし、転職活動の応募時にリファレンスチェックについて聞いていなかった企業で、選考段階でリファレンスチェックを受けて欲しいと伝えられても「疑われているのだろうか」と思わず、ぜひ正しく活用してください。

前職調査(リファレンスチェック)は必ずできる？同意について確認しよう

繰り返しになりますが、リファレンスチェックは応募者の同意を得て実施することが必須条件です。そのため、求人応募する時にリファレンスチェックへの同意を条件にしている企業もあるのは先に述べたとおりです。

また、選考を行う際の採用フローに、リファレンスチェックが組み込まれているケースもあるので、求人を探す時にはしっかりチェックしておきましょう。転職者の中には、リファレンスチェックに同意することに抵抗がある方もいるかもしれません。しかし、リファレンスチェックを受けたからといって、不利になるわけではありません。リファレンスチェックがどういったものかをしっかり理解すれば、転職者にとっても求人企業にとっても、メリットが大きいものだということが分かるでしょう。

そのため、まだ誤解を与えたりネガティブなイメージを持たれることもあるリファレンスチェックが本来どういうものかを、応募者に正しく理解してもらい、選考に前向きになってもらえるように働きかけることが大切です。

リファレンスチェックがおすすめの企業・おすすめできない企業

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経歴.infoは、職場の離職率改善や人材採用効率化に悩む人事担当者のために生まれたオンライン完結型のリファレンスチェックです。やみくもに転職応募者の経歴詐称を疑うのではなく、前職での働きぶりや人柄にフォーカスし、採用予定者から指名されたヒアリング先に前職調査を行うことで面接だけではわからない求人応募者の人となりを認識しやすくすることを目的としています。

「また退職者が出てしまった」「引き継ぎの後任人材が採用できない」「キャリアプランの希望と実務内容が違うと後から言われてしまった」「今回採用する人材は、長く定着してくれるだろうか…」そんなお悩みを持つ中小企業にこそ、前職調査・リファレンスチェックをおすすめします。

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