OJTとは？人事で再注目のOJT研修･メンター選びのポイント

中小企業の人材採用効率化を応援する経歴.infoでは、これまで人事DXや採用手法・人事評価のトレンドなどを紹介してきました。今回は、人材育成・研修などで再注目されているOJT研修とメンター選びについて解説していきます。

今さら聞けないOJTとは？オンザジョブトレーニングのメリットをおさらい

OJT研修の意味と特徴

OJT研修（オージェーティー研修）とは「On-the-Job Training」の略称で、職場で実務をこなしながら仕事に関する知識を身につける育成方法のことです。広辞苑では「従業員の職業訓練で、仕事の現場で実務に携わりながら業務に必要な知識・技術を習得させるもの。職場内訓練。」とされていて、新入社員や新たに配属となった従業員が実務に取り組みながら、経験を持つ上司や先輩が業務上必要な知識やスキルを伝えていく手法です。社外研修や座学ではないため、比較的短期間で即戦力として働けるようになるのが特徴です。

また、新入社員などOJT研修を受ける側の人材をトレーニーといい、教育を実施する側の人材をトレーナーまたはOJTリーダーといいます。転職などで、明確に「OJT研修を実施します」と言われなくても、座学の研修がなく実務にあたりながら業務レクチャーを受けた経験のある人は多いのではないでしょうか。

OJT研修がおすすめの業務とメリット

OJT研修はその特性上、ルーティンワークが多く、イレギュラー対応が少ない業務が中心のチームや企業で重視されるようになっています。実際の仕事を進めながらアドバイスをもらえるので効率よく必要な知識を学べますし、新入社員は自分に不足している部分や理解していない部分を把握しやすく、指導する側の上司や先輩も新入社員の能力に沿った教育ができるなどのメリットがあります。

マンツーマンで実践的な業務レクチャーが可能

また、仕事の手を止めて研修をする必要がないので効率的ですし、細かいフィードバックを行うためコミュニケーションがとりやすいといった点もメリットです。特に、中途採用人材では前職の経験・スキルを活かして即戦力となることが求められるため、実践的なOJT教育が適しています。

複数人の画一的な人材研修には不向き

OJT教育は実務にただし、OJTでは業務にあたりながら人材教育を行っていくため、マンツーマンで指導することが多く複数人をまとめて研修することは難しいです。後述する個人差やメンター選びの問題もあるため、OJT教育とOFFJT教育の特性の違いについてもおさえておきましょう。

OJT教育の対義語、OFFJT(オフジェーティー)との違い

また、研修に関してはOJT以外にOFF-JTもあります。こちらは「Off-The-Job Training」を略したもので、実務から離れたところで行う教育や育成です（職場外訓練）。こちらは座学が中心で、日常業務ではあまり必要とされないより深い内容や広範囲の知識を身につけることを目的としています。

OFFJT教育のメリット・OJT研修との活用も

仕事の内容や全体の流れ、立場に応じて必要とされる知識や技術など学ぶ内容は様々ですが、実務では学ぶことのない知識を身につけることができたり、全体的な仕事の流れを理解できたりとOFF-JTならではのメリットも少なくありません。そのため、OFF-JTで学んだことをOJTで活用するなど、両者を併用して行っている企業がほとんどです。

新卒採用人材に適したOFFJT教育

研修センターやセミナー会場でのグループワークなどで行う人材教育・研修もオフジェーティーに該当します。即戦力が求められる中途採用人材の教育がOJT中心になるのに対して、OFFJT教育は新卒人材の入社後の研修などで重点的に行われます。OFFJTの場合、対象人数が多くても並行して実施できる点もメリットです。

OJTは意味がない？ただの放置と思われないためのOJT研修のポイント

OJTは個別に実務への理解度を見ながら指導を行います。なかには、社会経験がある人材を採用したときにほとんど指導をせず、中途採用者から放置されていると感じさせてしまうようなケースもあります。中途採用者が納得して指導を受けられるようにするには、OJT研修を正しく行わなければいけません。

気をつけたいOJT研修の失敗例

代表的なOJT教育の失敗例は以下が挙げられます。教育を受けるトレーニー側のサポートはもちろんですが、指導を行うトレーナー側に負荷がかかることもあるため十分に注意しましょう。

• OJTと称して、いきなり実務にあたらせてトレーニーのフォローがない(放置)
• OJT教育中のトレーニーへのフィードバックが不十分
• OJT研修中の不明点をトレーナーに質問できない
• イレギュラー対応などマニュアル外のケースに適応できない
• トレーナー側の業務負担が大きく、通常業務を圧迫する
• トレーナーがOJTの進捗を相談できる人事体制の不足

特に、人事側ではトレーナーの業務負担が過度にならないよう配慮が必要です。OJT研修がはじめてのトレーナーや、通常業務であまり余裕がない人材の場合は適切な1on1ミーティングなどを設けましょう。

新入社員の適正にあわせたOJT研修を

研修を正しく行うには、新入社員の能力や適性を把握する必要があります。特に中途採用者の場合、前職の知識やスキルを踏襲できる場合には、初心者向けの指導が必要なくなるため、より高度な業務でOJT研修を行うのが効率的です。これを怠って画一的に初歩からOJTを進めた場合、マニュアル化された指導しか受けられないという認識を与えてしまうでしょう。

逆に、新入社員の能力を超えた目標設定をした場合には萎縮して気軽に質問ができなくなる可能性もあるため、注意が必要です。

OJT教育では業務全体の流れや目的を明確に

実際のOJTでは、実際の業務を見せて、言葉でも業務の内容を説明した上で質問に答え、新入社員にその業務を行わせ、その結果からより詳しい説明や反省点を洗い出すといった流れになります。

この段階では、ついつい目先の業務の指導ばかりに集中しがちですが、仕事の流れ全体を見渡せるように指導すること、能力を把握してスキルアップを目指す指導を心がけることが重要です。作業内容に終始した指導のみでは、経験のある中途採用者からは研修が不十分という感想を持たれかねません。

どんなに中途採用者の前職の経験が豊富であっても、会社が変われば細かいルールや理念が異なることもあります。採用人材がより早く会社に適応し、業務を自発的にこなせるエンパワメントの側面からも、OJT教育は軽視できません。

OJT教育を受けている社員からも、進め方の過不足や不明点などを定期的にヒアリングして一方的な研修にならないようサポートしましょう。

OJT教育を成功させるためのメンター制度･メンター選び

なお、OJTを円滑に行うためには、相談や助言を行うメンターの存在が重要になってきます。メンター(mentor)は「よき指導者、助言者」を指す言葉で、OJT教育においては新入社員の精神的なサポートを行う存在です。

メンター選びのポイント

人事側でメンターを選定するときは公正な目で物事を判断でき、新入社員と信頼関係を構築できる人物を選ぶようにしましょう。実務に関する知識は必ずしも必要ではありませんが、精神的な悩みだけでなく仕事面でも相談しやすいメンターがいれば、OJT研修の進行もスムーズです。また、エルダー制度では、立場や年齢が近い人物がメンター（エルダー）となり関係性を構築しやすくします。

メンターの注意点

年が離れた人物や信頼関係が構築しづらい相手がメンターとして在籍していれば、表面的な会話しかできずに本来の目的を果たせません。ましてや高圧的な人物や偏った考えを持つ人物がメンターになった場合、新入社員にストレスを与える可能性もあるため注意が必要です。

そして、精神的なケアをメンターだけに任せず、企業全体でサポートできるような枠組み作りを行うことも大切です。通常はメンターやOJTの先輩、上司が窓口になりますが、新入社員を健全に育成するために企業内での情報共有と協力体制を充実させましょう。

入社後のOJTを円滑にできる採用時のリファレンスチェック

ここまで紹介してきたように、円滑なOJT研修・教育にあたっては対象人材との適性や進め方に配慮する必要があります。従来はOJT教育をどのように進め、サポートしていくかは実際に行ってみないと予測できないケースがほとんどでしたが、経歴.infoのリファレンスチェックを活用すれば、入社直後には把握しきれていない新入社員の適性や能力を早めに把握することも可能です。

特に中途採用人材で、前職での働きぶりをもとに自社に必要な能力を有しているか、どのように育成すれば有力な人材になるかをあらかじめ確認できるため、採用後にその人材に見合った効率的なOJT研修を行うことができます。実際に業務にあたる前に、仕事ぶりや向き合いかたの傾向が掴めるのは人事側にもメリットが大きいですし、採用者側も希望する働き方にマッチでき有益です。

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リファレンスチェックは、採用担当者にとっても転職者にとってもメリットが多いポジティブなものです。

求人企業・人事担当者のリファレンスチェックのメリット

求人採用のミスマッチを減らせる

まず採用担当者にとって大きなメリットになるのが、採用ミスマッチを減らせることでしょう。採用担当者は、企業が求めている人材と応募者がマッチしているかを見抜かなければなりません。
しかし、書類選考時の履歴書や職務経歴書・ポートフォリオなどの書類と、面接の志望動機などの限られた情報だけで、それを見抜くのは難しいでしょう。そういったときにリファレンスチェックを行うことで、応募者の働きぶりを知る第三者からの評価情報を得ることができるため、企業が求める人材とマッチしているかをより正確に判断することができます。

採用効率をアップできる

また、転職活動・採用活動を効率化できるのもリファレンスチェックのメリットの一つです。多くの応募人材の中から、欲しい人材にマッチした候補者を選別するのは簡単なことではありませんし、選考が進んだ人材の受け入れ体制や育成には企業にとっても大きな負担がかかります。

採用の選考段階でリファレンスチェックを行えば、人事配置や内定を交付する前に求人像とのミスマッチを防いで業務プランを立てやすくなるので、採用活動がスムーズに進み採用担当者の負担も減ります。

転職希望者のリファレンスチェックのメリット

SPIなどの適性検査と違って、前職のことを調べられるということにはネガティブなイメージを持つ転職者もいるかもしれませんが、リファレンスチェックは転職者にも大きなメリットがあります。
まずリファレンスチェックは、転職者のネガティブな情報を集めるためではなく、あくまでも理解を深めるために行われるものです。

転職活動においては、面談・面接などで自己PRする機会がありますが、それだけでは自分の魅力が十分伝わらないこともあるでしょう。緊張してしまって、思ったように面接でこれまでの働きが伝えられないこともあります。

そういったときでも、リファレンスチェックを受けることで、緊張していない普段の働きぶりを知る第三者から見た自分の魅力やアピールポイントを採用担当者に伝えることができるのは大きなメリットです。もちろん、適切な方法で行えば違法性はなく、企業と転職者双方に多くのメリットがあります。

もし、転職活動の応募時にリファレンスチェックについて聞いていなかった企業で、選考段階でリファレンスチェックを受けて欲しいと伝えられても「疑われているのだろうか」と思わず、ぜひ正しく活用してください。

前職調査(リファレンスチェック)は必ずできる？同意について確認しよう

繰り返しになりますが、リファレンスチェックは応募者の同意を得て実施することが必須条件です。そのため、求人応募する時にリファレンスチェックへの同意を条件にしている企業もあるのは先に述べたとおりです。

また、選考を行う際の採用フローに、リファレンスチェックが組み込まれているケースもあるので、求人を探す時にはしっかりチェックしておきましょう。転職者の中には、リファレンスチェックに同意することに抵抗がある方もいるかもしれません。しかし、リファレンスチェックを受けたからといって、不利になるわけではありません。リファレンスチェックがどういったものかをしっかり理解すれば、転職者にとっても求人企業にとっても、メリットが大きいものだということが分かるでしょう。

そのため、まだ誤解を与えたりネガティブなイメージを持たれることもあるリファレンスチェックが本来どういうものかを、応募者に正しく理解してもらい、選考に前向きになってもらえるように働きかけることが大切です。

リファレンスチェックがおすすめの企業・おすすめできない企業

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経歴.infoは、職場の離職率改善や人材採用効率化に悩む人事担当者のために生まれたオンライン完結型のリファレンスチェックです。やみくもに転職応募者の経歴詐称を疑うのではなく、前職での働きぶりや人柄にフォーカスし、採用予定者から指名されたヒアリング先に前職調査を行うことで面接だけではわからない求人応募者の人となりを認識しやすくすることを目的としています。

「また退職者が出てしまった」「引き継ぎの後任人材が採用できない」「キャリアプランの希望と実務内容が違うと後から言われてしまった」「今回採用する人材は、長く定着してくれるだろうか…」そんなお悩みを持つ中小企業にこそ、前職調査・リファレンスチェックをおすすめします。

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