人材管理が飛躍的向上！人事システム比較と導入前チェック項目

中小企業の人事部でもDX化が進む昨今、人材採用や社員の評価で活躍する人事システムにも注目が集まっています。そこで今回は、人事システム選定のポイントや導入前のチェック項目について経歴.infoが解説していきます。

ニューノーマルの働き方で重要に！人事システムのメリット

ニューノーマルの時代になり、人事のあり方も再考する必要が生じてきました。最新の人事システムの導入は人事担当者の業務を効率化し、組織の意識向上につながる有用なツールです。人事システムのメリットは以下の3点にまとめられます。

人事システムで人材管理・採用管理・人事評価を一元化できる

人事システムには人材管理・採用管理・人事評価の機能が一括して搭載されているものが多くなりました。求人票の作成や採用活動のサポート機能があり、応募者や採用者の情報は人材管理システムに入力されていきます。コンタクトを取った人材や社内の人材はまとめてデータベース化され、社内の人材は人事評価機能を使って評価することが可能です。
たった1つのシステムで人事関連業務を完結させることができる点が優れています。

紙媒体不要・ペーパーレスでクラウドシステム上で人材管理できる

人事システムは紙媒体も電子記録媒体も不要です。個々のPCにインストール不要なクラウドシステムが主流になっていて、全ての情報をクラウドシステム上で管理できます。端末に依存せず、テレワークでも問題なく業務をおこなえるので、在宅勤務が増えているニューノーマル時代に適しているシステムです。
ペーパーレスで利用できることも、現在の新しい働き方やサスティナビリティにマッチしています。

人事システム上で情報共有や採用活動を進められる共創性

メールや書類などの情報共有もシステム上で行えるため、人事関連の業務に関連する情報を独立して管理できます。また、採用活動での応募者との連絡やオンライン面接も実施できるシステムも利用可能です。多様な業務を円滑に進めるためのツールとして優れています。
情報共有・意思決定がリアルタイムでスピーディーにできるので、作業効率も高まりアナログな人為ミスなども防止できるのがメリットです。

人材管理システムの導入メリット、選定のポイントは？

人材管理に強い人事システムは人事担当者の負担を軽減できる魅力的なシステムです。人材管理システムを導入すると得られるメリットや選定する際のポイントを押さえておきましょう。

人材管理システムの導入メリット

人材管理システムを導入すると今までコンタクトを取った人材全てをデータベース化できるのがメリットです。現社員だけでなく過去の採用活動における応募者やOBの情報も管理できます。リファラル採用を進める際や過去の応募者をスカウトするときにメリットが大きいでしょう。

また、リファレンスチェックの情報も記録しておくことが可能なので、リファレンスチェックサービスを利用してデータベース化することにより信頼性の高い人材の採用を円滑に進められます。

人材管理システムの選定のポイント

人材管理システムは機能的に不足がないかを重視することがまず大切です。しかし、コストパフォーマンスも考慮しなければいけません。管理する人材の人数によってコストが変わるシステムが多いため、企業規模に合わせたシステムを選びましょう。

また、中途採用では採用スケジュールの組みやすさも重要なポイントです。求人ごとに採用プロセスを変更するのか、一元的なプロセスで採用活動をするのかによって使いやすいシステムが異なります。カスタマイズしやすいシステムを選んでおくと、採用活動の方針に変更があっても柔軟に対応できるでしょう。

クラウド型人事評価システムの比較一覧

主なクラウド人事評価システムの機能の特徴比較は以下の通りです。基本機能として、人材データベースや組織図が作成でき社内の人材が可視化できることや、人事評価が円滑に行えることや過去の人事評価が参照できることなどが挙げられます。
従業員に離職リスクがあるか、モチベーション分析を行えるかや来期の人事配置シミュレーションを行えるかなどは人事システムよっても異なります。また、導入に適した社員規模や初期費用・月額費用なども企業によってさまざまなのでまずは見積もり依頼や無料トライアルの利用がおすすめです。

クラウド型人事システムの企業活用事例

近年、クラウド型人事システムは導入が容易なので企業規模や業種を問わずに活用が進んでいます。ここではシステムを提供している各社の導入事例から各界の企業での活用事例を簡単に紹介します。

採用コスト管理に成功した絆ホールディングス

絆ホールディングスはコンサルティング事業を中心として、マーケティングとクリエイティブも手掛ける企業です。事業ドメインの拡大によって雇用する人材が急速に増えてきたため、採用した人材の管理が課題となっていました。採用コストの管理と削減も実現する目的で人材管理システムを導入しています。人材の状況を社員全員が一目でわかるシステムで管理することにより、人と結びついたシステムの運用に成功しています。

人材管理・採用活動の独自化を実現 トラベレックスジャパン株式会社

トラベレックスジャパン株式会社は国際送金や外貨両替などの金融サービスを提供しているTravelexの日本法人です。90以上もの店舗経営をしていて採用活動も全体管理ができていない課題がありました。採用管理システムを導入して求人メディアに依存しないシステムで採用活動を進める仕組みを整え、人材の全体管理と採用プロセスの管理を同時に実現しています。

ペーパーレスな人材管理で結束力 中舘建設株式会社

中舘建設株式会社は中小の建設会社です。人事評価制度を導入してチーム全体で仕事に取り組む体制を整えるため、人事システムを活用する方針を定めました。ペーパーワークがなく、Webベースで各所で働く人材の統一管理ができ、全体として結束力がある組織を構築するのに成功しています。

人事システムで人材不足を解消 株式会社DTSインサイト

株式会社DTSインサイトはIT系の企業で、組み込み技術を生かしたソフトウェアとハードウェアの開発をしています。RPOとタレントマネジメントの目的で人材管理システムを導入し、社員が少なくて困難が生じていた人材採用プロセスをスムーズにおこなえる体制を整えるのに成功しました。

人材管理の情報共有をタイムリーに 社会福祉法人檸檬会

社会福祉法人檸檬会では学童施設や就労移行支援事業所の運営をしています。全国各地で働く人材と採用の管理にシステムを利用してきましたが、システムの機能不足で運用負担が十分に軽減できていませんでした。メール機能やファイル格納機能など、書類不要のシステムを取り入れることにより情報共有をしやすい人材管理を実現しています。

月額費用無料のリファレンスチェック
完全同意型のオンライン前職調査とは

多種多様な人事システムのなかでも、より長期採用人材の獲得に向けていま注目を集めているのがリファレンスチェック・前職調査です。

リファレンスチェックを実施する前の人事担当者のかたのなかには、前職調査(リファレンスチェック)と聞くと応募者が職務経歴詐称をしていないか疑ったり、嘘を暴くようなネガティブなイメージがあるかもしれません。

しかし、リファレンスチェックは本来、採用担当者にとっても転職者にとってもメリットが多いポジティブなものです。

求人企業・人事担当者のリファレンスチェックのメリット

求人採用のミスマッチを減らせる

まず採用担当者にとって大きなメリットになるのが、採用ミスマッチを減らせることでしょう。採用担当者は、企業が求めている人材と応募者がマッチしているかを見抜かなければなりません。
しかし、書類選考時の履歴書や職務経歴書・ポートフォリオなどの書類と、面接の志望動機などの限られた情報だけで、それを見抜くのは難しいでしょう。そういったときにリファレンスチェックを行うことで、応募者の働きぶりを知る第三者からの評価情報を得ることができるため、企業が求める人材とマッチしているかをより正確に判断することができます。

採用効率をアップできる

また、転職活動・採用活動を効率化できるのもリファレンスチェックのメリットの一つです。多くの応募人材の中から、欲しい人材にマッチした候補者を選別するのは簡単なことではありませんし、選考が進んだ人材の受け入れ体制や育成には企業にとっても大きな負担がかかります。

採用の選考段階でリファレンスチェックを行えば、人事配置や内定を交付する前に求人像とのミスマッチを防いで業務プランを立てやすくなるので、採用活動がスムーズに進み採用担当者の負担も減ります。

転職希望者のリファレンスチェックのメリット

SPIなどの適性検査と違って、前職のことを調べられるということにはネガティブなイメージを持つ転職者もいるかもしれませんが、リファレンスチェックは転職者にも大きなメリットがあります。
まずリファレンスチェックは、転職者のネガティブな情報を集めるためではなく、あくまでも理解を深めるために行われるものです。

転職活動においては、面談・面接などで自己PRする機会がありますが、それだけでは自分の魅力が十分伝わらないこともあるでしょう。緊張してしまって、思ったように面接でこれまでの働きが伝えられないこともあります。

そういったときでも、リファレンスチェックを受けることで、緊張していない普段の働きぶりを知る第三者から見た自分の魅力やアピールポイントを採用担当者に伝えることができるのは大きなメリットです。もちろん、適切な方法で行えば違法性はなく、企業と転職者双方に多くのメリットがあります。

もし、転職活動の応募時にリファレンスチェックについて聞いていなかった企業で、選考段階でリファレンスチェックを受けて欲しいと伝えられても「疑われているのだろうか」と思わず、ぜひ正しく活用してください。

前職調査(リファレンスチェック)は必ずできる？同意について確認しよう

繰り返しになりますが、リファレンスチェックは応募者の同意を得て実施することが必須条件です。そのため、求人応募する時にリファレンスチェックへの同意を条件にしている企業もあるのは先に述べたとおりです。

また、選考を行う際の採用フローに、リファレンスチェックが組み込まれているケースもあるので、求人を探す時にはしっかりチェックしておきましょう。転職者の中には、リファレンスチェックに同意することに抵抗がある方もいるかもしれません。しかし、リファレンスチェックを受けたからといって、不利になるわけではありません。リファレンスチェックがどういったものかをしっかり理解すれば、転職者にとっても求人企業にとっても、メリットが大きいものだということが分かるでしょう。

そのため、まだ誤解を与えたりネガティブなイメージを持たれることもあるリファレンスチェックが本来どういうものかを、応募者に正しく理解してもらい、選考に前向きになってもらえるように働きかけることが大切です。

リファレンスチェックがおすすめの企業・おすすめできない企業

中小企業の前職調査(リファレンスチェック)は経歴ドットインフォで

経歴.infoは、職場の離職率改善や人材採用効率化に悩む人事担当者のために生まれたオンライン完結型のリファレンスチェックです。やみくもに転職応募者の経歴詐称を疑うのではなく、前職での働きぶりや人柄にフォーカスし、採用予定者から指名されたヒアリング先に前職調査を行うことで面接だけではわからない求人応募者の人となりを認識しやすくすることを目的としています。

「また退職者が出てしまった」「引き継ぎの後任人材が採用できない」「キャリアプランの希望と実務内容が違うと後から言われてしまった」「今回採用する人材は、長く定着してくれるだろうか…」そんなお悩みを持つ中小企業にこそ、前職調査・リファレンスチェックをおすすめします。

すべては、会社の笑顔のために。一緒に働けるチームを作るために。リファレンスチェックなら、経歴.infoにおまかせください。

経歴.infoのリファレンスチェック(前職調査)料金一覧

経歴.infoは、初期費用・固定費完全無料でリファレンスチェックを手軽に１回だけでも、まとめてでも導入できるのがポイント。人事採用が頻繁ではなく、不定期だからこそ精度を高めたい企業におすすめです。

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