企業コンプライアンスとは?気をつけたい法令遵守・SNSリスク・社員のコンプライアンス意識
中小企業から大企業まで、インシデント・不祥事のニュースは事業に大きな支障をもたらします。いわゆるバイトテロなどの人材の起こしたトラブルなどにも厳しい目が向けられており、こうしたトラブルは日頃から社員教育や研修などでコンプライアンス意識を高めておく必要があります。そうした企業コンプライアンス意識について課題を感じている企業に向けて、企業コンプライアンスの重要性とリスクマネジメント方法を経歴.infoが解説していきます。
コンテンツ目次
企業コンプライアンス・企業倫理とは?法令順守に留まらない重要性
企業コンプライアンス・企業倫理の意味
昨今、企業を取り巻くニュースでは「コンプライアンス」という言葉を何度となく聞く機会が増えました。このコンプライアンスとは、「法令順守」を意味します。
企業コンプライアンスにおいては、法律で義務付けられている法令だけでなく社会的なルールなどを含めて守ることが求められています。道徳的な観点も含まれることから、企業倫理とも呼ばれます。
コンプライアンスや倫理観と関連するビジネス用語として、インテグリティが挙げられますがこちらはもともとの資質も含まれるため、やや趣きが異なります。どちらも健全な組織運営に役立つため、インテグリティについては以下の解説も参考にしてみてください。
企業コンプライアンスが重視されている背景
特に企業コンプライアンスが重要視されている背景には、経済活動に関する様々な規制が緩和され、企業の競争が加速してきたことがあります。企業間の競争が激化する中で、各企業が提供する製品やサービスの質が低下し、最終的に消費者が危険にさらされることを防ぐため、企業の責任を明確にすることが大事になり、企業コンプライアンスの重要性が高まりました。
企業コンプライアンスを確立し守ることにより、不祥事を未然に防ぐことが可能になります。さらに、リスクマネジメントの面でも効果的です。
企業コンプライアンス違反による影響と損失
コンプライアンス違反を犯した企業には、罰金が科せられることがあります。加えて、コンプライアンス違反をおこすと、取引先や消費者、株主などからの信用を失い、長期間にわたって金銭的な損失を被る危険性も高いです。
今ではメディアだけでなくインターネット上にも、過去から現在に至るまでの企業情報をチェックできます。そのため、コンプライアンス違反を犯した企業は、優秀な人材が流出したり採用できなくなったりするリスクが高くなります。
このように、企業コンプライアンスを守っているかどうかは、企業の事業活動や将来にも関わってくるため、法令順守以上の意味を持つと言えます。
気をつけたい企業コンプライアンス違反の例
具体的なコンプライアンス違反の例は、多岐に渡ります。組織単位で大規模なコンプライアンス違反もあれば、1人の従業員の不注意や意識の低さから起こる違反事例もあり根深い問題です。
- 個人情報の漏洩、セキュリティ上の過失
- パワハラ・モラハラ・セクハラなどのハラスメント
- 長時間労働を強いる、過労死、労災
- 雇用差別
- 衛生管理ミスや産地の偽装
- 業法違反・景品表示法違反・出資法違反などの法令違反
- 給与の未払い・賃金不払い
- 粉飾決算・不正会計や脱税・情報の改ざん
- インサイダー取引、内部情報の漏洩
- 環境汚染など
またこのほかにも、リコール隠しのような虚偽行為・談合や横領のような不正利益なども企業コンプライアンス違反に含まれます。
SNSコンプライアンス・SNSリスクとは?
SNSコンプライアンスは、SNSに関係する社会通念や常識を重視する姿勢です。これらは、従業員一人一人が自分のとる行動の先を見るなどの意識づけが大事になります。就業規則などの社内規定で明記していない企業でも、入退社の際の同意書や社員研修などで対応するケースが増えてきました。
社内コンプライアンス対策
社内コンプライアンス対策のためには、全従業員に対してコンプライアンス研修を充実させたり、トレンドに合わせて定期的に教育活動を行ったりすることが大切です。内容としては、個人情報保護やSNSの取り扱いを含む情報セキュリティやハラスメント、著作権や特許権などの侵害や不正受給などを扱います。
加えて、コンプライアンス違反事例を相談したり通報できたりする窓口を作る他、SNS監視を実施することもできるでしょう。
急増するSNSリスクとSNSコンプライアンス
現代では、SNSを使った情報漏洩や不適切行為の発覚、内部告発などのSNSリスクが発生しやすくなっています。インターネットが普及した現代社会では、SNSを使った企業活動が活発になっているからです。
また、事業活動でSNSを使用していなくても、その企業で働く従業員が発信するSNSのメッセージにより、企業コンプライアンスが問われる事態も発生しています。
SNSコンプライアンス違反の例
例えば、食品を扱う企業で、食材をぞんざいに扱う様子が動画で拡散された結果、企業の信用が失墜したり、有名人が来店した様子をSNSに投稿するなどして、企業が名誉棄損で訴えられたりする事例が起きています。
加えて、従業員が業務で知り得た情報や社外秘情報を不用意に流したり、その情報を聞いた家族や友人がSNSで拡散したりするケースも見られます。
また、企業やブランドの公式SNS運用担当者が誤った情報やフェイクニュースに言及したり、特定の人種やジェンダー・職種を差別するような投稿を行うこともSNSコンプライアンス上問題視されています。
SNSリスクマネジメント~企業コンプライアンス意識を高める
Twitter・Instagram・Facebook・YoutubeなどSNSは誰でも簡単にアカウントを取得でき、手軽に使うことができるので、悪気がなくても重要な情報が流出する危険性が否めません。また、企業コンプライアンスが守られておらず、そのことに不満を持つ従業員から意図的に情報が流されることもあります。
SNSコンプライアンスだけでなく、企業としてのコンプライアンスを重視していく姿勢が大切になります。
中小企業のコンプライアンス違反炎上リスクの防止方法
企業コンプライアンスは、大企業だけでなく中小企業にも求められています。
中小企業の炎上リスク回避
中小企業が特に考えたいのが、コンプライアンス違反炎上リスクの防止です。中小企業は、一旦企業コンプライアンスに疑問が呈されると、その影響は大企業の比ではないため、経営破綻に追い込まれる危険性があります。
コンプライアンス研修の実施
コンプライアンス違反炎上リスクを防止する有効な手段の一つとなるのは、コンプライアンス研修の実施です。自社で研修体制や教育内容を整備できない場合は、企業研修を専門に行っている会社から派遣講師を招いたり、社外研修をセッティングしたりすると、内容の濃い教育が実施できるはずです。
特にスマートフォンを自在に扱える従業員が多い企業では、SNSでの自分の言動が企業活動に大きな影響を与えることを自覚できるSNS研修を充実すると良いかもしれません。
ソーシャルメディアポリシー・ガイドラインの制定
また、企業がSNSに対してどのようなルールを定めて運用しているかについて、方針を公開するソーシャルメディアポリシーも注目が集まっています。資生堂・髙島屋・キユーピー・YKK・三菱地所・タカラトミー・KDDIなどの有名企業でもソーシャルメディアポリシーを公式サイトに掲載していて、企業がどのような目的でSNSを利用しているかについて明記されています。
主なソーシャルメディアポリシーの記載内容は以下の通りです。
- ソーシャルメディアの参加目的・利用目的
- ソーシャルメディア参加の心構え・基本姿勢・心得
- 従業員に求めること・行動指針
- ソーシャルメディアを利用する方への運用方針
- 個人情報の取扱い
- 問い合わせ先・公式アカウント
個人情報保護方針(プライバシーポリシー)の掲載は、個人情報保護法の観点から特に通販サイトなどでは必須となっていますがソーシャルメディアポリシーはまだまだ掲載していない企業も見受けられます。
関係企業のソーシャルメディアポリシーを認識することも、SNSコンプライアンス意識の改善に役立つと考えられるため、制定するか検討中の企業も研修の一環としてチェックしておくことをおすすめします。
中途採用時にもリスクマネジメントを
加えて、企業コンプライアンスの確立や実施の点で先頭に立つことが多く、採用の面で企業の顔ともなる人事担当者のリスクマネジメントも重視します。
一例として、中途採用者に対して行うリファレンスチェックがコンプライアンス違反にならないよう、気を付けることがあげられます。
リファレンスチェックで転職者の企業コンプライアンス意識を知る
外資系企業などを中心に広く行われているリファレンスチェックは、採用活動の際に、前職や現職で採用予定者と一緒に働いた経験を持つ人にヒアリングを行う手法です。求職者の性格や人柄、働きぶりなどを事前に知ることができるので、企業は適性がある人を採用しやすいメリットがあるとともに、求職者もミスマッチや早期離職を避けるのに役立ちます。
向上意欲や企業コンプライアンスの意識が高い人材かどうかについても、幅広い設問の回答から人となりを知ることができるので採用後の研修計画にも役立ちます。また、採用人材の経歴詐称など転職活動上の虚偽についても、リファレンスチェックを通じて防止できる可能性があります。
個人情報保護の観点から専門の第三者機関でリファレンスチェックを
ただし、リファレンスチェック自体は法律で規制されていませんが、個人情報保護の適用を受ける分野となります。応募者本人の同意を得ていても、企業が直接応募者の前職関係者にリファレンスチェックを実施しようとすると個人情報の取扱いや客観的な判断が難しくなることが否めません。
コンプライアンスに即した対応を実施するため、情報の質と量が充実したリファレンスチェックサービスを利用することも検討しましょう。
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リファレンスチェックは、採用担当者にとっても転職者にとってもメリットが多いポジティブなものです。
求人企業・人事担当者のリファレンスチェックのメリット
求人採用のミスマッチを減らせる
まず採用担当者にとって大きなメリットになるのが、採用ミスマッチを減らせることでしょう。採用担当者は、企業が求めている人材と応募者がマッチしているかを見抜かなければなりません。
しかし、書類選考時の履歴書や職務経歴書・ポートフォリオなどの書類と、面接の志望動機などの限られた情報だけで、それを見抜くのは難しいでしょう。そういったときにリファレンスチェックを行うことで、応募者の働きぶりを知る第三者からの評価情報を得ることができるため、企業が求める人材とマッチしているかをより正確に判断することができます。
採用効率をアップできる
また、転職活動・採用活動を効率化できるのもリファレンスチェックのメリットの一つです。多くの応募人材の中から、欲しい人材にマッチした候補者を選別するのは簡単なことではありませんし、選考が進んだ人材の受け入れ体制や育成には企業にとっても大きな負担がかかります。
採用の選考段階でリファレンスチェックを行えば、人事配置や内定を交付する前に求人像とのミスマッチを防いで業務プランを立てやすくなるので、採用活動がスムーズに進み採用担当者の負担も減ります。
転職希望者のリファレンスチェックのメリット
SPIなどの適性検査と違って、前職のことを調べられるということにはネガティブなイメージを持つ転職者もいるかもしれませんが、リファレンスチェックは転職者にも大きなメリットがあります。
まずリファレンスチェックは、転職者のネガティブな情報を集めるためではなく、あくまでも理解を深めるために行われるものです。
転職活動においては、面談・面接などで自己PRする機会がありますが、それだけでは自分の魅力が十分伝わらないこともあるでしょう。緊張してしまって、思ったように面接でこれまでの働きが伝えられないこともあります。
そういったときでも、リファレンスチェックを受けることで、緊張していない普段の働きぶりを知る第三者から見た自分の魅力やアピールポイントを採用担当者に伝えることができるのは大きなメリットです。もちろん、適切な方法で行えば違法性はなく、企業と転職者双方に多くのメリットがあります。
もし、転職活動の応募時にリファレンスチェックについて聞いていなかった企業で、選考段階でリファレンスチェックを受けて欲しいと伝えられても「疑われているのだろうか」と思わず、ぜひ正しく活用してください。
前職調査(リファレンスチェック)は必ずできる?同意について確認しよう
繰り返しになりますが、リファレンスチェックは応募者の同意を得て実施することが必須条件です。そのため、求人応募する時にリファレンスチェックへの同意を条件にしている企業もあるのは先に述べたとおりです。
また、選考を行う際の採用フローに、リファレンスチェックが組み込まれているケースもあるので、求人を探す時にはしっかりチェックしておきましょう。転職者の中には、リファレンスチェックに同意することに抵抗がある方もいるかもしれません。しかし、リファレンスチェックを受けたからといって、不利になるわけではありません。リファレンスチェックがどういったものかをしっかり理解すれば、転職者にとっても求人企業にとっても、メリットが大きいものだということが分かるでしょう。
そのため、まだ誤解を与えたりネガティブなイメージを持たれることもあるリファレンスチェックが本来どういうものかを、応募者に正しく理解してもらい、選考に前向きになってもらえるように働きかけることが大切です。
リファレンスチェックがおすすめの企業・おすすめできない企業
リファレンスチェック向きの企業 | リファレンスチェックに不向きの企業 |
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SPI・適性検査やスキルチェックなどの選考を採用フローに組み込んでいる企業 | 人材選考を履歴書・職務経歴書の書類選考と面接のみで実施している企業 |
応募者にリファレンスチェックへの同意を得ることができる企業 | 検討人材にリファレンスチェックの同意を得ることが難しい企業 |
人材採用後の配置や研修プランを計画的に組み立てたい企業 | 人材採用後の配置や研修プランは採用後にOJTのみで実施したい企業 |
中小企業の前職調査(リファレンスチェック)は経歴ドットインフォで
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